Cây mục tiêu là một thuật ngữ nổi tiếng trong quản lý. Nó là một tập hợp các mục tiêu của một hệ thống kinh tế, chương trình hoặc kế hoạch. Kỹ thuật này đã tồn tại hơn 50 năm và hiện đang được sử dụng rộng rãi trong quá trình lập kế hoạch nhiệm vụ.
Đây là hình ảnh đại diện cho việc đạt được các kết quả đã đặt ra. Biểu đồ hiển thị các mục tiêu chính và phụ. Đồng thời, các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp hơn có thể là một phần không thể thiếu để đạt được nhiệm vụ chính và nhiệm vụ bổ sung, một nhiệm vụ có thể được phân phát, nhưng tốt hơn là nên hoàn thành.
Cấu trúc
Cây mục tiêu và mục tiêu - đây là tất cả các mục tiêu của công ty, được xây dựng theo nguyên tắc thứ bậc. Trong cấu trúc này, có cấp độ cao và cấp độ thấp, mỗi nhiệm vụ có thứ tự riêng. Các chương trình như vậy được tạo ra để hiểu rõ hơn về phạm vi công việc và thể hiện trực quan kết quả cuối cùng. Hình ảnh đồ họa là một phần không thể thiếu của phương pháp này. Nó giúp đạt được dự định, phân tích các vấn đề có thể xảy ra và đưa ra giải pháp.
Cây mục tiêu là gì, rất dễ hiểu bằng ví dụ cụ thể.
Đứng đầu là tướngmục tiêu. Đây là điều mà công ty đang hướng tới. Tiếp theo là các mục tiêu cấp dưới, việc đạt được mục tiêu đó đóng góp vào kết quả chính. Các nhiệm vụ càng thấp thì càng ít quan trọng, nhưng bắt buộc phải hoàn thành, bởi vì nếu chúng không được hoàn thành, khả năng chương trình này không hoạt động sẽ tăng lên. Đây là một mô tả sơ bộ, bởi vì trong thực tế, công ty phải đối mặt với những tình huống mà bạn phải từ bỏ một số nhiệm vụ hoặc tìm ra những cách mới để giải quyết vấn đề.
Để tạo ra đúng cấu trúc như vậy, các ý định được xây dựng chính xác, mức độ ưu tiên được đánh giá chính xác, khung thời gian được chỉ định.
Nguyên tắc
Xem xét sáu nguyên tắc để xây dựng cây mục tiêu doanh nghiệp:
- Kế toán các nguồn lực và nhu cầu. Nhiệm vụ càng phức tạp thì càng phải lên kế hoạch cẩn thận.
- Phân bổ chi tiêu là một điểm rất quan trọng, bởi vì thiếu tiền là lý do phổ biến khiến sự phát triển của công ty dừng lại.
- Đặc tả hướng dẫn. Mục tiêu phải được xây dựng rõ ràng, chúng phải có kết quả cuối cùng. Mô tả các tham số giúp xác định xem một tác vụ đã đạt đến trạng thái cuối cùng của nó hay chưa. Mục này cũng bao gồm việc phân bổ thời gian để thực hiện một hoặc một mục khác.
- Thực hiện từng bước và nhất quán các điểm là yêu cầu bắt buộc để đạt được mục tiêu cuối cùng. Các nhiệm vụ được phân chia hợp lý thành các giai đoạn, các mục tiêu chung và phụ được đặt ra. Các nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được phân tích.
- Cấu trúc hình thành tốtđược xác định bởi sự tương thích của các mục tiêu phụ và mục đích chính. Điều này có nghĩa là các nguồn lực cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ được phân phối chính xác, chúng phải đủ cho từng giai đoạn.
- Mỗi bộ phận của doanh nghiệp chỉ hoàn thành mục tiêu của riêng mình, dựa trên cây ý định.
- Các bước được chia thành các nhiệm vụ nhỏ. Đây được gọi là phương pháp phân rã.
Lợi
Xây dựng cây mục tiêu là một phần quan trọng của việc thực hiện các công việc lặt vặt. Một lịch trình được tạo để hiển thị kế hoạch và ban quản lý xác định những nguồn lực nào sẽ được yêu cầu để đạt được kế hoạch.
Lợi ích của việc thể hiện trực quan các mục tiêu:
- điều phối hoạt động của các bộ phận cơ cấu của công ty;
- phân phối nhiệm vụ cho các quan chức;
- tăng trách nhiệm lẫn nhau của những người biểu diễn;
- giám sát việc đạt được mục tiêu;
- thiết lập các nhiệm vụ, thời hạn cụ thể;
- chuẩn bị cho sự thay đổi hướng đi nếu có những thay đổi đột ngột trong hoạt động của công ty;
- tăng hiệu quả của việc phát triển các quy trình quản lý;
- ra quyết định quản lý.
Cách xây dựng cây mục tiêu
Xây dựng một cái cây là đủ dễ dàng. Cần dành đủ thời gian cho giai đoạn này và tất cả các hành động tiếp theo phải được thực hiện theo kế hoạch.
Quản lý xác định sứ mệnh của công ty. Nó được gọi là đại tướng và là thân cây, nằm ở ngọn cây. Đây là một nhiệm vụ cơ bản không thể hoàn thành ngay lập tức. Để đạt được điểm cuối cùngcác nhiệm vụ nhỏ hơn sẽ được yêu cầu. Do đó, các mục tiêu con được định nghĩa - chúng được biểu thị bằng các nhánh của cây. Nếu cần, các mục tiêu được chia thành các nhiệm vụ phụ nhỏ hơn. Quy mô của công ty càng lớn thì cơ cấu càng có nhiều cấp độ.
Mỗi loài được mô tả rõ ràng và chi tiết nhất có thể, tất cả các sắc thái đều được phân tích. Số lượng mục tiêu cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ cao hơn được phân tích. Một cấu trúc được tạo đúng cách chứa các bước cần thiết để giải quyết chúng, các tài nguyên cần thiết được cung cấp.
Sau khi xác định tất cả các thời điểm, trách nhiệm được phân bổ cho các bộ phận của doanh nghiệp. Mỗi đơn vị phải thực hiện rõ ràng nhiệm vụ của mình.
Ví dụ: tuyển sinh đại học
Cần phân tích một ví dụ đơn giản từ cuộc sống để hiểu rõ hơn về cây mục tiêu. Làm thế nào để xây dựng và sử dụng kế hoạch vào đại học?
Khi phân tích cú pháp, cần tính đến tất cả các tài nguyên, đánh dấu các mục tiêu con. Tài nguyên:
- giáo dục trường học;
- cơ hội tài chính;
- giúp bạn bè và người quen trong quá trình nhập học và trong quá trình đào tạo.
Để trở thành sinh viên đại học, bạn cần phải phát huy tối đa các nguồn lực ở mức có thể. Ví dụ, đăng ký các khóa học dự bị, học với gia sư nếu kiến thức chương trình học ở trường còn hổng. Tìm giải pháp cho vấn đề kiếm tiền để đảm bảo việc học tiếp: đi vay, đi vay, tìm nguồn thu nhập bổ sung.
Mọi mục tiêu đều có thể bị phá vỡcho các nhiệm vụ nhỏ hơn. Ví dụ: tìm kiếm gia sư có thể được chia thành các bước sau:
- Tổ chức thu nhập để trả cho việc dạy thêm.
- Tìm gia sư theo hướng đã chọn.
- Tìm kiếm thời gian rảnh cho các lớp học.
Trong trường hợp này, đoạn văn thứ hai có thể được chia thành nhiều phần. Người nộp đơn cần quyết định những dấu hiệu mà anh ta biết là tồi tệ nhất, những gì anh ta có thể tự vượt lên và những gì anh ta không thể tự xử lý.
Một ví dụ về xây dựng hạnh phúc tài chính
Một cây các mục tiêu tài chính tốt có thể trông như thế này. Đầu tiên, nhiệm vụ được xác định - đây là thu nhập không đổi, đủ để không giới hạn bản thân trong bất cứ điều gì. Việc triển khai được chia thành ba mục tiêu con:
- thu nhập thụ động;
- thu nhập chủ động;
- thu nhập phụ.
Có ba mục cấp hai trong cấu trúc này. Bây giờ chúng ta cần tạo cấp độ thứ ba. Mục về tìm kiếm thu nhập tích cực bao gồm các nhiệm vụ sau:
- tìm kiếm một công việc tốt hơn;
- được học thêm;
- thay đổi nơi cư trú;
- phân bổ thời gian để phát triển độc lập khu vực đã chọn;
- tích lũy kinh nghiệm.
Biểu đồ được xây dựng thêm nếu tìm thấy các yêu cầu bổ sung để hoàn thành từng mục. Do đó, cây có thể phát triển với kích thước rất lớn.
Các chương trình xây dựng cây mục tiêu
Cây có thể được quản lý với sự trợ giúp của các chương trình bổ sung. Trong số họbao gồm cả phiên bản máy tính để bàn và trực tuyến. Chúng có thể được sử dụng khi thuyết trình trên màn hình lớn hoặc để cộng tác với một nhóm nhỏ.
Ngày nay, một số lượng lớn các công cụ để thiết lập mục tiêu, tổ chức quá trình đạt được mục tiêu đã được cung cấp. Trong các ứng dụng như vậy, người dùng nhập tên của các mục tiêu, xác định danh mục tầm quan trọng của chúng và nhận được một mô hình có cấu trúc.
Kết
Lập kế hoạch hoạt động bằng cách sử dụng lịch trình không chỉ rất thuận tiện mà còn hiệu quả. Đây là một công cụ cho phép bạn nhìn thấy một cách trực quan các tác vụ sẽ tương tác như thế nào, những nguồn lực nào sẽ cần thiết để giải quyết chúng. Đôi khi tài nguyên bị thiếu được tìm thấy, nhiệm vụ mới xuất hiện. Bạn có thể thấy nguyên tắc tương tác giữa các ý định và cách chúng phụ thuộc vào nhau.
Nói chung, việc tạo ra một lịch trình không chỉ có thể được sử dụng trong kinh doanh hoặc trong việc lập kế hoạch các vấn đề liên quan đến công việc. Đó là một cách hữu ích để tìm câu trả lời phù hợp cho các câu hỏi cá nhân và một cố vấn định hướng tuyệt vời nếu điều gì đó quan trọng không đủ rõ ràng.
