Kỹ năng tổ chức - đó là gì và làm thế nào để phát triển chúng?

2024 Tác giả: Miguel Ramacey | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 06:31

Trong cuộc sống bạn thường nghe nói: "Người này có tài tổ chức. Thật tốt, sẽ còn tiến xa." Nhưng người thứ hai hoàn toàn không có khả năng dẫn dắt một đội bóng nhỏ, mặc dù anh ta là một người biểu diễn tốt, nhưng đó là tất cả. Nó trở nên thú vị, chúng ta muốn nói gì về định nghĩa này? Nói cách khác, một người cần có những phẩm chất nào để phát triển những khả năng này? Có phải do tự nhiên mà đào tạo hay không? Vì vậy, hôm nay chúng tôi đang xem xét các kỹ năng tổ chức. Đây là một chủ đề khá hấp dẫn, nhưng rất thú vị.

Hãy thử định nghĩa

Thoạt nhìn, mọi thứ đều rõ ràng: Tôi đã nhìn một người, và ngay cả trong hành vi của anh ta, điều đó cũng cho thấy anh ta có thể dẫn dắt mọi người hay không. Nhưng nếu bạn cần hình thành một định nghĩa, thì các vấn đề sẽ nảy sinh. Vì vậy, kỹ năng tổ chức là một tập hợp các phẩm chất nhất định sẽ giúp một người tổ chức công việc một cách thành thạo và hiệu quả, cho cả bản thân và đồng nghiệp của mình. Nó trở nên rõ ràng hơn một chút. Những phẩm chất này là gì, làm thế nào để đo lường chúng và tại sao một người có rất nhiều phẩm chất đó, nhưngcái kia không có?

Mở từ bên trong

Vì không thể đưa ra định nghĩa chính xác hơn, chúng ta hãy cố gắng chia nhỏ nó thành các thành phần. Kỹ năng tổ chức là một tập hợp các phẩm chất, bây giờ chúng ta sẽ thu thập “con heo đất” cần thiết để hình thành một khái niệm chung:

• Quyền lực là phẩm chất đầu tiên mà một người cần phải có. Thật khó để không đồng ý. Nếu lời nói của bạn không được tin cậy một cách vô điều kiện, thì họ sẽ hành động theo mệnh lệnh chỉ vì đe dọa trừng phạt, và thậm chí sau đó không mong muốn. Quyền lực cũng có thể được tiết lộ sâu hơn. Đây là sự chuyên nghiệp, sức lôi cuốn và hơn thế nữa.
• Công bằng và nghiêm túc. Một nhà lãnh đạo thực sự phải có khả năng trừu tượng hóa từ cảm xúc của chính mình và hành động phù hợp với logic và tình huống. Đây là cách mà công lý được sinh ra, mà mọi người xung quanh đều cảm nhận được. Ngay cả mức độ nghiêm khắc ngày càng tăng của một ông chủ như vậy cũng sẽ không gây ảnh hưởng, mà ngược lại, sẽ tăng thêm uy tín cho ông ta.
• Kỹ năng giao tiếp và tổ chức là khả năng giải quyết xung đột một cách thành thạo. Trong một đội, họ là điều không thể tránh khỏi, điều đó có nghĩa là bạn cần có khả năng lắng nghe cả hai bên, giữ thái độ trung lập và đưa ra quyết định mang lại hòa bình.
• Phân quyền và kiểm soát. Đây là trò chơi nhào lộn trên không, qua đó người ta có thể đánh giá khả năng tổ chức của một người được phát triển như thế nào. Chắc chắn bạn đã từng thấy những người thậm chí không thể lập kế hoạch thời gian của họ. Họ có rất nhiều nhiệm vụ, họ nắm lấy một, hai, ba, họ không thể tìm thấy bất cứ điều gì trên bàn, sự hỗn loạn đang hiện hữu trong đầu họ. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn giao cho anh ta sự phục tùng của mọi người? Giống nhau, họsẽ ngập đầu trong những việc không cần thiết, không có thời gian để làm việc chính. Và đó là một vấn đề hoàn toàn khác khi bạn thấy rằng vào buổi sáng, một người đã vạch ra một kế hoạch làm việc, một cuộc họp lập kế hoạch đã được tập hợp, các nhiệm vụ đã được phân phối, mà mọi người sẽ được hỏi vào ngày mai. Ai cũng bận việc riêng, chẳng ai vội cả.

Bẩm sinh hoặc mắc phải

Như bạn có thể thấy, khái niệm này hóa ra khá dung tục. Chúng ta hãy nhìn xa hơn, những kỹ năng tổ chức nào được ban tặng bởi thiên nhiên, và những kỹ năng nào được phát triển trong cuộc sống? Tất cả chúng ta có thể có tất cả những điều trên. Tuy nhiên, chúng không chỉ rơi ra. Bạn cần phải có được một nghề, vượt qua một chặng đường khó khăn để trở thành một bậc thầy của nghề của bạn. Cho dù bạn có tài năng đến đâu, việc trở thành một người mới bắt đầu tuyệt đối và đồng thời là người dẫn dắt một đội xuất sắc sẽ không hiệu quả. Hãy nghĩ xem liệu Stalin có chiến thắng trong cuộc chiến hay không nếu ông ta không phải là một nhà chiến lược tài ba và một người hiểu biết về kỹ thuật. Sau cùng, anh ta phải đưa ra quyết định về khả năng tư vấn đưa một loại vũ khí này vào sản xuất, sự cân bằng sức mạnh, và những thứ tương tự. Hơn nữa, với việc hoàn toàn thiếu kinh nghiệm, việc lập kế hoạch làm việc của bạn thậm chí còn rất khó khăn. Vì vậy, hãy kiên nhẫn và bắt đầu với việc tự học, phần còn lại sẽ làm theo.

Phát triển kỹ năng tổ chức

Trình độ chuyên môn của bạn càng cao thì bạn càng phải tự tin hơn. Nhưng đôi khi một nhân viên có năng lực tạo ra những ý tưởng xuất sắc lại hoàn toàn không có khả năng trình bày chúng một cách đẹp đẽ. Đặc biệt là đối với những người sáng tạo và chuyên gia kỹ thuật, điều đó xảy rakhó khăn do thiếu kỹ năng giao tiếp. Ở đây, những hạn chế của chính họ, rào cản tâm lý, sự ràng buộc và cô lập, nỗi sợ bị lên án, sự thiếu tự tin đóng một vai trò nào đó. Trong trường hợp này, bạn nhất định nên liên hệ với chuyên gia tâm lý hoặc nhà trị liệu tâm lý. Nó sẽ giúp giải quyết các vấn đề nội bộ và đạt đến một cấp độ phát triển mới.

Tự làm việc

Loại bỏ các hạn chế bên trong chỉ là một loại công việc. Nếu không có giao tiếp trực tiếp trong một nhóm, bạn sẽ không bao giờ cải thiện được trình độ giao tiếp của mình. Và kỹ năng tổ chức nào, nếu một người đỏ mặt và tái mặt, không thể gọi cho đồng nghiệp hoặc hỏi anh ta về kết quả của công việc?

Do đó, hãy phát triển bài phát biểu của bạn, luyện tập ở nhà, với gia đình và bạn bè. Sẽ tốt hơn nữa nếu bạn đăng ký các khóa đào tạo về sự tự tin và phát triển kỹ năng giao tiếp. Tại đây huấn luyện viên sẽ lần lượt đưa ra các nhiệm vụ, tăng mức độ phức tạp của chúng. Và để giải quyết chúng, các nhóm nhỏ được hình thành. Giao tiếp chuyên nghiệp và trong công việc. Đầu tiên là với những đồng nghiệp thân thiết nhất, sau đó dần dần mở rộng vòng kết nối.

Lời khuyên cho mỗi bạn

Kỹ năng tổ chức của một nhà lãnh đạo không được hình thành nhanh chóng. Một chuyên viên trẻ có thể bay lên trên những nấc thang nghề nghiệp nhờ vào thần thái, sự tươi sáng của cá nhân, tức là những phẩm chất bẩm sinh do thiên nhiên ban tặng. Tuy nhiên, đừng nản lòng nếu bạn có một chút khác biệt. Để phát triển bản thân, hãy sử dụng những điều saugợi ý:

• Bắt đầu phát triển tổ chức từ chính bản thân bạn, cuộc sống và công việc của chính bạn.
• Lên kế hoạch và suy nghĩ cẩn thận về mọi hoạt động sắp tới.
• Hoàn thiện quy trình làm việc của chính bạn. Nó cần được tổ chức theo cách trở nên hiệu quả nhất có thể với nỗ lực tối thiểu.
• Bây giờ dần dần chuyển sang. Nhìn xung quanh: làm thế nào bạn có thể tổ chức công việc của bộ phận để các hoạt động của bộ phận này hiệu quả hơn?

Những thủ thuật đơn giản này sẽ giúp bạn phát triển từ một nhân viên bình thường trở thành người đứng đầu một bộ phận lớn trong một thời gian, điều này sẽ được phân biệt bằng kết quả chỉ định. Sau tất cả, nếu bạn làm được điều đó, thì chắc chắn là tốt rồi.

Chẩn đoán dễ dàng

Pin của các bài kiểm tra đã được tạo ra để xác định khả năng, tuy nhiên, hầu hết chúng đều quá cồng kềnh nên không thể sử dụng thường xuyên. Do đó, kỹ năng tổ chức cao có thể được đánh giá chỉ trong vài phút, một cách độc lập và hoàn toàn miễn phí. Các nhà lãnh đạo luôn tuân thủ một bộ giá trị chung, bao gồm công bằng và bình đẳng, không thiên vị, chính trực, trung thực và đáng tin cậy. Và bạn có thể đánh giá khả năng lãnh đạo của mình bằng các tiêu chí sau:

• Không ngừng hoàn thiện bản thân. Nếu bạn không tự mình làm điều đó, bạn sẽ không thể tạo động lực cho người khác.
• Định hướng phục vụ người khác. Trong mọi tình huống, bạn phải tự hỏi bản thân rằng đối phương cần gì ngoài những gì cá nhân họ cần.bạn.
• Phát ra năng lượng tích cực và lòng nhân từ và tránh nhận thức về tiêu cực.
• Niềm tin vào người khác. Người lãnh đạo phải nhìn thấy tiềm năng, giá trị và phẩm chất tốt của họ.
• Phân phối hợp lý lực và thời gian.
• Tự tin và lạc quan bên trong.
• Tự phê bình, khoan dung và công nhận người khác.

Không nhiều, nhưng hầu hết chúng ta đều thừa nhận rằng mình sống chỉ vì lợi ích của bản thân, không để ý đến người khác. Đừng ngạc nhiên, thế giới sẽ đáp lại một cách tử tế.

Thay cho lời kết

Đánh giá đơn giản và trung thực về bản thân sẽ cho phép bạn hiểu liệu bạn có tố chất lãnh đạo hay tổ chức hay không. Nhưng ngay cả khi đây không phải là mặt mạnh nhất của bạn, không có gì sai với điều đó. Không cần nhiều điều trong một thế giới của những nhà lãnh đạo sáng giá, những người có thể đốt cháy đám đông chỉ bằng một lời nói. Bắt đầu với chính bạn, với nơi làm việc của bạn, với kỹ năng giao tiếp của bạn. Trở thành một chuyên gia thực sự trong lĩnh vực của bạn, học cách quý trọng thời gian và nguồn lực, và kỹ năng tổ chức của bạn chắc chắn sẽ thể hiện.