Truyền thông chuyên nghiệp: phương tiện, chức năng, nguyên tắc tổ chức quy trình

2024 Tác giả: Miguel Ramacey | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 06:31

Giao tiếp chuyên nghiệp là điều cần thiết để cho phép mọi người trong công ty giao tiếp hiệu quả với nhau. Tốc độ làm việc của toàn bộ doanh nghiệp phụ thuộc trực tiếp vào việc chuyển giao thông tin sẽ diễn ra nhanh chóng và dễ tiếp cận như thế nào.

Truyền thông chuyên nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định hiệu quả nhất và truyền đạt chúng cho nhóm. Nếu chúng được thiết lập kém, thì điều này có nguy cơ gây ra những hậu quả tiêu cực, có thể được thể hiện bằng sai sót trong các quyết định đã chọn, dẫn đến hiểu lầm giữa nhân viên và người quản lý, cũng như làm xấu đi mối quan hệ giữa các cá nhân.

Định nghĩa khái niệm

Truyền thông chuyên nghiệp là những tương tác được thực hiện trong lĩnh vực quan hệ chính thức. Mục tiêu chính của họ là đạt được kết quả dự định, giải quyết các nhiệm vụ đã đặt ra, cũng như tối ưu hóa các hoạt động nhất định. Đồng thời, mỗi người tham gia truyền thông chuyên nghiệpcó địa vị riêng, là sếp, cấp dưới, đồng nghiệp hoặc đối tác.

Trong những trường hợp khi mọi người ở các cấp độ khác nhau của nấc thang nghề nghiệp (người biểu diễn và người quản lý) giao tiếp với nhau, chúng ta có thể nói về giao tiếp cấp dưới. Rốt cuộc, chiều dọc của các mối quan hệ có thể nhìn thấy rõ ràng ở đây. Khi thực hiện tương tác dựa trên nguyên tắc hợp tác bình đẳng, chúng ta có thể nói về giao tiếp theo chiều ngang.

Mức độ liên quan của vấn đề

Giao tiếp chuyên nghiệp là trải nghiệm hàng ngày của con người. Nó diễn ra tại nơi làm việc và trong các trường học, trường đại học và các tổ chức chính thức. Đây là sự giao tiếp giữa sinh viên và giáo viên, cấp dưới và sếp, đối thủ cạnh tranh, đối tác và đồng nghiệp. Để đạt được mục tiêu trước mắt, mỗi người phải quen thuộc với các phương tiện và nguyên tắc giao tiếp như vậy, bởi vì các đối tác cần giao tiếp bằng cùng một ngôn ngữ (cả nghĩa đen và nghĩa bóng), có kinh nghiệm xã hội chung và hiểu nhau.

Tuân thủ các điều khoản cơ bản trong giao tiếp kinh doanh

Làm thế nào để giao tiếp trong hoạt động nghề nghiệp hiệu quả nhất có thể? Điều này sẽ yêu cầu đáp ứng một số điều kiện. Trước hết, giao tiếp cần có mục đích rõ ràng. Đồng thời, sự quan tâm của tất cả những người tham gia vào quá trình này là rất quan trọng để đạt được nó. Một ví dụ là việc ký kết một thỏa thuận, thiết lập các mối quan hệ, điều phối các sự kiện, phát triển các điều kiện thuận lợi nhất để hợp tác, v.v.

Gửi đến mọi ngườinhững người tham gia giao tiếp nghề nghiệp và kinh doanh cần phải liên hệ với nhau và làm điều này bất kể sở thích hay không thích cá nhân. Đồng thời, có nghĩa vụ tuân thủ sự phục tùng, vai trò công việc, nghi thức kinh doanh và các hạn chế chính thức. Khái niệm thứ hai không chỉ ngụ ý đến việc thực hiện các giao thức, quy trình và quy định khác nhau, mà còn là nhu cầu tầm thường để kiểm soát sức mạnh của cảm xúc của chính mình và tôn trọng người đối thoại.

Ngoài ra, một trong những điều kiện cần thiết để thực hiện hiệu quả nhất giao tiếp kinh doanh trong hoạt động nghề nghiệp là khả năng quản lý. Người đứng đầu công ty, với tư cách là người quan tâm nhất đến việc giải quyết các nhiệm vụ mà nhóm phải đối mặt, trước tiên nên quan tâm đến thời điểm đó. Điều quan trọng là anh ta phải thúc đẩy nhân viên của mình tìm ra giải pháp tốt nhất, vì nếu không, họ sẽ chỉ là những người quan sát thụ động, không đưa ra bất kỳ ý tưởng nào.

Công cụ giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp chuyên nghiệp là mong muốn có ý nghĩa của một người hoặc cả một nhóm người nhằm thúc đẩy một nhân viên hoặc cả nhóm hành động để bằng cách nào đó có thể thay đổi tình hình hoặc xoay chuyển cuộc trò chuyện theo một hướng khác.

Có một số công cụ có sẵn để thực hiện kế hoạch. Vì vậy, các phương tiện giao tiếp chuyên nghiệp bao gồm:

1. Thư thường. Trong tất cả các phương tiện giao tiếp kinh doanh, nó là phương tiện cổ xưa nhất. Và về mặt này, thư truyền thống có một sốnhững thiếu sót. Chúng bao gồm tốc độ truyền thông điệp thấp, thiết kế các chữ cái phức tạp hơn (so với các loại hình truyền thông khác), v.v … Và đó là chưa kể đến thực tế là hệ thống này không phải lúc nào cũng hoạt động ở mức thích hợp. Nhưng ngày nay thư thông thường vẫn được sử dụng như một phương tiện liên lạc chuyên nghiệp. Ưu điểm chính của nó là một cách rất dễ chấp nhận để chuyển các tài liệu quan trọng giữa các đối tác. Trong quan hệ kinh doanh, một phương thức như truyền điện tín cũng có thể được sử dụng. Dịch vụ này cũng được cung cấp qua đường bưu điện.
2. Kết nối điện thoại. Đây là một phương tiện giao tiếp kinh doanh rất hiệu quả. Tuy nhiên, các cuộc đàm phán qua điện thoại không ràng buộc về mặt pháp lý. Điểm này cần được lưu ý khi sử dụng thông tin liên lạc chuyên nghiệp, trong khi sử dụng các phương tiện khác.
3. Email. Phương tiện giao tiếp kinh doanh tương đối mới này rất được ưa chuộng. Một trong những ưu điểm chính của nó là sự kết hợp giữa hình thức giao tiếp bằng văn bản (văn bản cố định) với những phẩm chất mà giao tiếp bằng miệng có, dưới dạng tốc độ truyền thông tin và khả năng nhận được phản hồi gần như tức thời. Những phẩm chất như vậy khiến e-mail trở thành một trong những phương tiện chính được sử dụng để truyền tải các thông điệp có tính chất không chính thức.
4. Fax. Sử dụng một thiết bị đặc biệt, bạn có thể nhanh chóng chuyển một bản sao của bất kỳ tài liệu nào cho đối tác của mình. Tốc độ là một lợi thế chắc chắn của giao tiếp fax. Tuy nhiên, các tài liệu được truyền theo cách này không có hiệu lực pháp lý, bởi vì chúng không cóchữ ký và con dấu gốc. Đó là lý do tại sao, trong hầu hết các trường hợp, fax như một phương tiện liên lạc chỉ được sử dụng để truyền nhanh chóng các tài liệu. Chúng chỉ có thể được chấp nhận để thực hiện nếu bản gốc được gửi sau chúng qua đường bưu điện thông thường. Cần lưu ý rằng không được phép gửi các tài liệu được đánh dấu là “Sử dụng chính thức” hoặc “Bí mật” qua fax.

Giao tiếp kinh doanh

Tiếp xúc bằng miệng luôn là trọng tâm của giao tiếp chuyên nghiệp. Nó được thực hiện giữa những người có liên hệ với nhau vì lợi ích của vụ việc, và cũng có quyền hạn cần thiết để giải quyết các vấn đề phát sinh và thiết lập quan hệ đối tác.

Những cuộc trò chuyện như vậy là một phương tiện giao tiếp chuyên nghiệp, thể hiện tất cả những ưu điểm mà giao tiếp qua điện thoại và trao đổi thông tin bằng văn bản thiếu. Thực tế là giao tiếp kinh doanh:

• được thực hiện trong điều kiện tiếp xúc chặt chẽ, khi có thể chỉ tập trung vào một người đối thoại hoặc vào một nhóm nhỏ người;
• tạo ra các điều kiện để các mối quan hệ cá nhân có thể được thiết lập;
• ngụ ý liên hệ trực tiếp.

Cuộc trò chuyện kinh doanh chủ yếu đề cập đến lời nói bằng miệng. Và nó, so với dạng viết, có một số khác biệt đáng kể. Trong cuộc trò chuyện như vậy, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến người đối thoại hoặc một nhóm người. Trong trường hợp này, cử chỉ và nét mặt, ngữ điệu, v.v. được sử dụng. Ngoài ra,giao tiếp mặt đối mặt không để lại thời gian suy nghĩ trước. Đó là lý do tại sao các hình thức giao tiếp thông thường thường được sử dụng trong một cuộc trò chuyện kinh doanh, cũng như một số đặc điểm ngữ pháp và văn phong.

Được sử dụng làm cơ sở của giao tiếp chuyên nghiệp, cuộc trò chuyện kinh doanh được phân biệt chủ yếu bởi sự xây dựng logic của suy nghĩ. Dựa trên thực tiễn hiện có, có thể lập luận rằng những doanh nhân giỏi trong việc sử dụng các phán đoán và khái niệm, những người có khả năng chứng minh một cách thuyết phục và đưa ra kết luận đúng, sẽ thành công nhanh hơn nhiều so với những doanh nhân không có những kỹ năng này.

Trò chuyện chuyên nghiệp có văn hóa tâm lý riêng. Nó nằm ở khả năng của người đối thoại trong việc tạo ấn tượng tốt với người khác, tạo ra bầu không khí thân thiện của cuộc họp, áp dụng các kỹ thuật đặc biệt để bảo vệ trước những câu hỏi không chính xác, lắng nghe đối phương đến cùng và nếu cần, bác bỏ lập luận của họ, sử dụng kỹ thuật cho phép giao tiếp không có xung đột.

Mối quan hệ giữa các nền văn hóa

Ngày nay, thế giới ngày càng được đón nhận bởi quá trình toàn cầu hóa. Đó là lý do tại sao giao tiếp chuyên nghiệp giữa các nền văn hóa được ưu tiên hàng đầu. Để thực hiện nó, cần có các chuyên gia không chỉ biết ngoại ngữ. Họ cần phải nắm vững nó về mặt giao tiếp kinh doanh.

Thông thường những cuộc giao tiếp chuyên nghiệp như vậy diễn ra bằng tiếng Anh. Nó là phương tiện giao tiếp chính trongcấp liên bang.

Tiếng Anh trong lĩnh vực giao tiếp chuyên nghiệp là một phiên bản hiện đại hóa và đơn giản hóa của ngôn ngữ tiếng Anh nói chung. Nó được đặc trưng bởi sự hiện diện của các cụm từ sáo rỗng tiêu chuẩn, cũng như tất cả các loại khuôn mẫu. Một chuyên gia cần biết chúng và có thể sử dụng chúng trong một số tình huống nhất định.

Nếu một thông dịch viên được một doanh nhân mời đến một cuộc họp kinh doanh, trong giao tiếp chuyên nghiệp, một chuyên gia như vậy sẽ không chỉ tiến hành từ kinh nghiệm sống và hành vi được chấp nhận trong môi trường văn hóa bản địa của anh ta. Tính đến những đặc thù trong hành vi của những người khác sẽ giúp tránh hiểu lầm, sai lầm và các vấn đề trong cuộc trò chuyện.

Trong giao tiếp chuyên nghiệp liên văn hóa, cần phải biết các chuẩn mực quan hệ giữa các cá nhân được chấp nhận trong một xã hội cụ thể. Cụ thể là - ngôn ngữ giao tiếp phi ngôn ngữ và ngôn ngữ có lời. Đầu tiên trong số chúng bao gồm các tín hiệu không lời khác nhau mà những người tham gia giao tiếp gửi cho nhau. Họ thường làm điều này một cách vô thức. Cần lưu ý rằng kiến thức về ngôn ngữ không lời và ngôn ngữ không lời trong giao tiếp chuyên nghiệp có tính chất đa văn hóa là chìa khóa cho một cuộc họp thành công. Một chuyên gia nên biết về âm sắc của lời nói của một người cụ thể, âm lượng phát âm, ngữ điệu, nét mặt, tư thế, v.v. Các tiêu chuẩn sử dụng chúng trong cuộc trò chuyện có thể có một số khác biệt. Một ví dụ điển hình là nụ cười truyền thống của người Mỹ. Ở Nga, nó được coi là không chân thành và giả tạo. Người mỹngược lại, họ cho rằng người Nga quá u ám, thô lỗ và nghiêm túc.

Đào tạo chuyên gia

Các vấn đề về giao tiếp kinh doanh giữa các tiểu bang được giải quyết như thế nào? Đàm phán thành công cần có sự hiện diện của một phiên dịch viên có trình độ cao trong lĩnh vực truyền thông chuyên nghiệp, người có cả kiến thức văn hóa chuyên ngành và tổng quát. Các trường đại học Nga đang đào tạo những chuyên gia như vậy.

Đồng thời, một chương trình mang tên "Phiên dịch viên trong lĩnh vực truyền thông chuyên nghiệp" được tích cực sử dụng. Nó cung cấp các kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong giao lưu văn hóa và kinh doanh ngày nay.

Chức năng chính

Trong số các tính năng của giao tiếp chuyên nghiệp là hệ thống khá phức tạp của nó. Nó bao gồm nhiều cấp, không chỉ bao gồm một tổ chức cụ thể, mà còn bao gồm cả môi trường bên ngoài. Xem xét các chức năng chính của giao tiếp chuyên nghiệp.

1. Thông tin. Truyền thông chuyên nghiệp được thiết kế để đóng vai trò của một trung gian nhất định. Với sự trợ giúp của nó, các ý tưởng, quyết định và thông điệp được trao đổi giữa các nhân viên. Chức năng thông tin của giao tiếp kinh doanh là cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ chức, cũng như để loại bỏ các vấn đề nảy sinh trong quá trình này.
2. Động lực. Giao tiếp chuyên nghiệp góp phần vào mong muốn của nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ tốt hơn. Đây là chức năng tạo động lực.truyền thông chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, nhà lãnh đạo sử dụng các phương tiện như mệnh lệnh, thuyết phục, gợi ý và yêu cầu.
3. Kiểm soát. Sử dụng sự phân cấp theo thứ bậc, chức năng này được thiết kế để giám sát hành vi của nhân viên công ty.
4. Biểu cảm. Với sự trợ giúp của chức năng này, giao tiếp chuyên nghiệp góp phần thỏa mãn nhu cầu xã hội thông qua việc thể hiện kinh nghiệm và cảm xúc về những gì đang xảy ra.
5. Giao tiếp. Tính năng này rất cụ thể. Với sự trợ giúp của nó, những sai lầm và vấn đề điển hình nảy sinh trong giao tiếp kinh doanh được xác định và giải quyết, đồng thời xây dựng các nguyên tắc về hành vi tối ưu.

Các chức năng của truyền thông chuyên nghiệp cũng có thể được xem xét trên quan điểm đảm bảo sự sống của toàn công ty. Trong trường hợp này, những điều sau sẽ xảy ra:

1. Chức năng điều tiết. Khi giao tiếp có tác động gián tiếp hoặc trực tiếp đến người lao động, là đối tượng của quản lý. Một chức năng như vậy góp phần vào việc tổ chức các hành động chung trong nhóm, điều phối và tối ưu hóa tất cả các hành động do nhóm thực hiện.
2. Chức năng kiểm soát xã hội. Bất kỳ phương pháp giải quyết vấn đề nào của tổ chức, cũng như các hình thức và nguyên tắc làm việc của nó, đều có tính quy phạm rõ rệt. Việc quy định tất cả các điều khoản này, nằm trong chỉ thị và mệnh lệnh của người đứng đầu, giúp đảm bảo tính tổ chức và tính toàn vẹn của thể chế, cũng như tính nhất quán trong các hành động chung của từng thành viên trong nhóm. Để duy trì hướng đi này vàthực hiện các giao tiếp chuyên nghiệp kiểm soát xã hội của họ.
3. Chức năng xã hội hóa. Đó là một trong những nhiệm vụ chính của bất kỳ nhà lãnh đạo nào. Chức năng này cho phép nhân viên trẻ tham gia vào các hoạt động chung, những người bắt đầu thành thạo các kỹ năng và khả năng giao tiếp, học cách điều hướng trong tình huống giao tiếp, nói và nghe. Tất cả những điều này là rất quan trọng không chỉ cho mục đích thích ứng giữa các cá nhân mà còn cho việc thực hiện các hoạt động nghề nghiệp. Đồng thời, những người trẻ tuổi có được thái độ khoan dung, quan tâm và nhân từ đối với các nhân viên khác và khả năng hành động để hoàn thành nhiệm vụ tập thể.
4. Sư phạm xã hội. Trong quá trình truyền thông nghề nghiệp là quá trình rèn luyện, giáo dục và phát triển nhân cách của người lao động đồng thời truyền kinh nghiệm thực tế cho người đó. Nhờ các mối liên hệ có hệ thống xuất hiện trong quá trình hoạt động chung, tất cả những người tham gia giao tiếp có được kiến thức cả về bản thân và đối tác, cũng như về các phương án tốt nhất để giải quyết các nhiệm vụ mà nhóm phải đối mặt. Việc thành thạo các kỹ năng thực hành đôi khi trở thành sự bù đắp có thể đối với một số nhân viên đối với những kiến thức chuyên môn còn thiếu. Và điều này được đảm bảo bởi chức năng sư phạm xã hội của truyền thông.

Hướng dẫn

Truyền thông chuyên nghiệp dựa trên:

1. Tính cá nhân. Giao tiếp như vậy được đặc trưng bởi tính linh hoạt, cởi mở trong tương tác giữa mọi người. Nguyên tắc này dựa trên sự quan tâm của cá nhân đối với nhau. Và điều này bất chấpgiao tiếp đó là định hướng kinh doanh. Giao tiếp như vậy chắc chắn mang các đặc điểm của sự tiếp xúc giữa các cá nhân.
2. Mục đích. Nguyên tắc truyền thông chuyên nghiệp này là đa mục đích, bởi vì quá trình giao tiếp kinh doanh, cùng với tải thông tin dự kiến, cũng mang một mục tiêu cơ bản. Ví dụ, một nhà lãnh đạo, thông báo cho nhóm về dữ liệu thống kê mà anh ta có, muốn chỉ ra các khía cạnh có vấn đề của một lĩnh vực hoạt động cụ thể. Đồng thời, rất có thể, ở mức độ vô thức, anh ấy tìm cách chứng minh cho những người có mặt thấy tài hùng biện, sự uyên bác và thông minh của mình.
3. Liên tục. Đây là một nguyên tắc khác của giao tiếp chuyên nghiệp. Nó bao gồm thực tế là, khi đi sâu vào tầm nhìn của đối tác kinh doanh của chúng tôi, chúng tôi trở thành những người khởi xướng việc tiếp xúc liên tục với anh ta. Đồng thời, giao tiếp không chỉ diễn ra ở mức độ bằng lời nói. Đối tác liên tục nhận được các thông báo về hành vi để từ đó đưa ra kết luận phù hợp.
4. Đa chiều. Trong quá trình giao tiếp chuyên nghiệp, ít nhất hai khía cạnh của mối quan hệ giữa các cá nhân được nhận ra. Đầu tiên trong số này là chuyển thông tin kinh doanh và duy trì liên hệ đã tạo. Thứ hai là bản dịch của thái độ tình cảm đối với đối tác (nó có thể là tích cực và tiêu cực).

Đạo đức truyền thông chuyên nghiệp

Mỗi người tham gia giao tiếp kinh doanh phải có:

1. Trung thực. Có được nét tính cách như vậy, con người ta tránh làm những việc gian dối, gian dối. Tuy nhiên, ngay cảnhững người coi trung thực là một tiêu chuẩn tất yếu của hành vi kinh doanh, đôi khi vẫn phải nói dối. Trong trường hợp này, mọi người phải lựa chọn giữa các lựa chọn thay thế không làm họ hài lòng. Tuy nhiên, sự thật luôn phải được nói ra. Nói dối chỉ hợp lý khi chọn điều ít hơn trong hai tệ nạn, khi hoàn cảnh bắt buộc.
2. Chính trực. Đặc điểm vốn có ở một người được thể hiện trong sự thống nhất giữa hành động và niềm tin của người đó. Hành vi đàng hoàng hoàn toàn trái ngược với sự giả tạo và đạo đức giả. Một người như vậy sẽ luôn thực hiện những gì mình đã hứa. Ví dụ, một nhân viên chắc chắn sẽ giúp đỡ đồng nghiệp của mình trong việc thực hiện công việc được giao. Điều này sẽ xảy ra ngay cả khi anh ấy làm điều đó không dễ dàng như vậy, nhưng anh ấy đã hứa.
3. Công lý. Đặc điểm tính cách này ngụ ý rằng không có sự thiên vị và khách quan trong việc đánh giá người khác và hành động của họ.
4. Trách nhiệm. Đặc điểm này của một người tham gia vào các quan hệ kinh doanh được thể hiện ở mức độ mà anh ta có trách nhiệm với lời nói của mình, tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và thực hiện các nghĩa vụ của mình.